青岛理工大学琴岛学院实践教学档案管理办法
2015-11-19

实践教学档案是实践教学管理的重要组成部分,在实践教学管理、教学评估服务等工作中发挥着重要作用。为进一步加强实践教学档案管理,实现实践教学档案管理工作的标准化、规范化,根据学院《档案管理实施细则》(青理工琴岛院字〔2009〕30号)文件精神,结合实际,制定本办法。

一、实践教学档案内容

(一)本办法中所称的实践教学档案,是指学校在实践教学活动中直接形成的,对学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子载体材料等不同形式的历史记录,是反映实践教学运行、实践教学管理和实践教学改革的重要材料。

(二)归档内容

1.实验室建设及实验教学有关材料;

2.实习(认识实习、教学实习、毕业实习)教学有关材料;

3.课程设计(学年论文)有关材料;

4.学科竞赛有关材料;

5.毕业论文(设计)有关材料。

二、实践教学档案管理

1.管理体制:除移交学院综合档案室的实践教学档案外,凡是在全院性实践教学管理工作中产生的、需要保存的实践教学文档由教务处保存管理;教学单位在实践教学活动中形成的、具有保存价值的实践教学文档由教学单位保存管理。

2.管理职责:教务处实践教学工作人员均为兼职档案员,各系部也要指定有关人员担任实践教学兼职档案员。实践教学兼职档案员要随时收集和积累实践教学档案材料,定期整理,按要求及时归档,并科学、规范、安全地保管好自存档案。

3.保存时限:本办法范围内的实践教学档案,保存时限分三类:永久保存、长期保存(发生期后十五年)和短期保存(发生期后五年)。

4.实践教学档案借阅:实践教学档案的借阅采取实名登记制度,由借阅人填写《实践教学档案借阅登记表》(见附件4),该实践教学档案所在单位的档案管理人同意后,方可借阅,并按照规定时限归还。借阅者不准在档案上勾画、涂抹,未经允许不准私自带走原件。《实践教学档案借阅登记表》由该档案借出单位保存至发生期后五年。

5.实践教学档案销毁:超过保存时限的档案由档案管理人所在系部书面向教务处提出销毁申请(见附件2),经教务处审核、院领导批准后,自行集中销毁。未经批准,不得销毁任何档案。经批准集中销毁的档案还应做好销毁记录(见附件3),该记录永久保存。

三、实践教学档案归档要求

1.归档的材料必须遵循其自然形成规律,按照相对集中的原则,原则上相同事由或问题的材料组成一卷,同一事由或问题的文件材料数量多时,可分别组成若干卷,每卷不超过200页;也可根据文件材料的内在联系,对事由或问题单一的、文件较少的,按不同内容分别组成簿卷。

2.卷内文件材料按正件在前、附件在后,正文在前、定稿或草稿在后,批复在前、请示在后,转发文件与原件应放在一起,按上述要求进行排列,一般性文件可按时间顺序进行排列。

3.归档的文件材料必须字迹工整、格式统一、照片图像清晰。

4.填写卷内目录。卷内目录标题要简短、准确。 

5.按学期归档。最晚在新学期开学一个月内,将上一学期形成的实践教学文件材料进行整理、归档。
         四、本办法自公布之日起实施,由教务处负责解释。

 


                                               

                                               教务处

2015年11月19日

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